Jachtbouw

Deze klant heeft in het verleden gebruik gemaakt van standaard software. In 2003 hebben we de kans gekregen om mee te denken projectresultaten beter inzichtelijk te krijgen. Het bleek dat de standaard oplossing waarmee de klant werkte niet toereikend was. Wij hebben een voorstel gedaan om eigen sofware te ontwikkelen dat sinds 2004 operationeel is.

Na een gezamenlijke inspanning op het gebied van procesbeheersing en overeenstemming zijn mede dankzij de implementatie van onze software de volgende resultaten bereikt:

·         Beter inzicht in de processen door:

o    Wil om deze te veranderen

o    Verschuiving in verantwoordelijkheden

o    Consensus over de workflow

·         Beheersing van budgetten en realisatie door:

o    Beheersing en standaardisatie van projectstructuur

o    Beheersing van kosten allocatie

o    Sneller en dieper inzicht in de gegevens

·         Verbetering gegevensoverdracht werkvoorbereiding en inkoop

·         Reductie administratieve ballast.

·         Reductie uitzoekwerk

Bedrijf

De scheepswerf is een vooruitstrevende, moderne en dynamische organisatie dat luxe jachten produceert en behoort tot de top 5 in de wereld. Het logistiek besturingsconcept valt het best te typeren als make/engineer to order. Hun klanten zijn soms letterlijk koning. Alle wensen worden dan ook in goed overleg doorgevoerd, zodat altijd een 100% tevreden klant wegvaart.

Vraag

Naar aanleiding van de resultaten van het eerste project waarbij grote verbeteringen zijn aangebracht in budgetbeheersing- en kostenrealisatie is gevraagd om de complete logistieke flow te automatiseren, met meer functionaliteit, en op een eenvoudigere manier. Een speerpunt hierbij moest het gemak zijn om materialen te bestellen zonder hiervoor steeds nieuwe artikelen aan te maken.

Oplossing

In de aanloop van de ontwikkeling van de software hebben veel gesprekken plaats gevonden in alle lagen van de organisatie. Enerzijds omdat de nieuwe software zou gaan ingrijpen in de organisatie en anderzijds om gebruik te maken van de input van de medewerkers om te komen tot een prettig werkende systeem wat voldoet aan de verwachtingen van de gebruikers. Het vinden van een evenwichtige balans in de belangentegenstellingen tussen calculatie, werkvoorbereiding, inkoop, administratie en directie heeft vrij veel energie gekost. De manier van toekennen en verschuiven van kostenbudgetten en de impact die dit moest hebben op de afdelingen werkvoorbereiding en inkoop stonden centraal in de discussie die soms hoog op liep. 

De basis van de applicatie bestaat uit een viertal processen:

·         Budgettering (initieel, wijzigingen, verwachtingen)

·         Werkvoorbereiding (materiaal aanvragen)

·         Inkoop (bestellingen, ontvangsten, inkoopfacturen)

·         Urenverantwoording (tijdsregistratie en salarisgrondslagen)

In overleg met de klant is gekozen om alle logistieke gegevens uit Exact te converteren. Hoewel de nieuwe software fundamenteel anders is dan de Exact omgeving is er toch een modus gevonden, waarbij de complete status van de organisatie is geconverteerd. Het grote voordeel hierbij is dat de klant nagenoeg geen tijd heeft hoeven te besteden aan de overstap. Voor de live gang is gekozen voor een turn-key overgang. Na een lang test- en opleidingstraject is het systeem succesvol in gebruik genomen.

Nazorg

Op dit moment ondersteunen wij de klant nog steeds in het dagelijks gebruik van de applicatie. En voeren wij kleine opdrachten uit ter verfijning van de functionaliteit en rapportage.